Il dlgs 81/08 prevede che il documento di valutazione dei rischi, sia esso redatto secondo quanto previsto dall’articolo 28 o mediante le procedure standardizzate indicate nell’articolo 29, sia munito di data certa.

Fino al 31 marzo 2016 il metodo più semplice per ottenere questa data certa era quello di recarsi in posta e chiedere proprio l’apposizione della data certa. Dal 1 aprile 2016 le poste italiane NON effettuano più questo servizio.

Vediamo quindi quali possono essere le principali alternative per ottenere la data certa e quindi non incorrere in sanzioni di parecchie migliaia di euro in quanto senza data certa non è possibile dimostrare di aver avuto il documento in una particolare data.

PEC – Posta elettronica certificata. Procedura: il DVR deve essere inviato da un account di posta certificata ad un altro account di posta certificata. In questo modo il sistema produce due mail: una di presa in carico del documento e una di consegna dello stesso. Conservando a questo punto le due mail (di cui quella di consegna contiene anche il testo del DVR) si può dimostrare la data certa del documento. È sicuramente il sistema più semplice: l’unica attenzione da porre è quella di utilizzare sia come mittente che come destinatario degli account PEC, altrimenti non verranno generate le due mail a prova della data certa.

Firme. La data certa può essere attestata dalla sottoscrizione del documento medesimo da parte del datore di lavoro, nonché, ai soli fini della prova della data, dalla sottoscrizione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza o del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale e del medico competente, ove nominato. Anche questo è un metodo sufficientemente comodo. L’importante è che siano presenti tutte le firme richieste. Ovviamente la data certa attestata è quella in cui viene apposta l’ultima firma.

Marca temporale. La Marca Temporale è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Queste Marche Temporali emesse sono conservate in appositi archivi per un periodo non inferiore a 20 anni. Rispetto ai metodi descritti in precedenza questo è oneroso in quanto il servizio di marca temporale prevede un costo per ogni marca utilizzata.

Verbale da parte di un Notaio. Il notaio provvederà a redigere un verbale di deposito. Nel verbale di deposito il notaio prende atto della data, del luogo e della vostra identità, dando, seppure indirettamente, data certa al documento depositato. Pur essendo ineccepibile la validità della data certa attribuita in questo modo, ovviamente risulta tra tutti i metodi visti quello maggiormente oneroso.